La administración de fincas es una actividad que nació como tal en la fundación del Colegio Nacional Sindical, allá por 1968. Desde entonces, quedó en claro la enorme variedad de trabajos y responsabilidades que le caben al puesto. Un administrador de fincas tiene entre sus principales funciones nada menos que hacer funcionar un edificio. Repasamos las responsabilidades más frecuentes y aquellas un tanto desconocidas del administrador.
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Un administrador de fincas es la persona encargada de una gran variedad de funciones y tareas en nombre de la comunidad. Por ejemplo, todo lo concerniente al correcto desempeño de las cuentas, como así también hacer cumplir las normativas establecidas. De igual manera, esto abarca el mantenimiento y seguimiento del estado de las instalaciones y servicios para los habitantes. Es un cargo de gran importancia para la que existen diversas formas de capacitación e instrucción.
Si bien no se trata de una actividad colegiada, podemos reconocer su establecimiento en la conformación del Colegio Nacional Sindical de Administradores de Fincas, allá por el año 1968. A partir de entonces, para un administrador de fincas, las principales funciones están ligadas a hacer que la propiedad se mantenga en condiciones para sus habitantes. Aunque hay algunas tareas poco conocidas, al menos para la mayoría de la comunidad de propietarios.
Qué es un administrador de fincas
La figura del administrador de fincas por lo general está en manos de un profesional, con capacidades y habilidades probadas para ejercer una gran variedad de tareas y responsabilidades.
Es una persona que debe llevar adelante desde gestiones comerciales, como el correcto desempeño de las cuentas, hasta el seguimiento y cumplimiento de las reglas establecidas por la propia comunidad de propietarios. También debe cuidar el patrimonio común y el correcto funcionamiento de las instalaciones y dependencias existentes.
Así las cosas, el administrador es una suerte de profesional que debe tener conocimientos contables, de gestión de servicios y hasta de cada una de las instalaciones que componen la propiedad. Una figura que debe otorgar seguridad y garantía a los propietarios.
La función del administrador puede rastrearse en hacia finales del Siglo XIX. Pero es recién en el Siglo pasado cuando se conforma el Colegio Nacional Sindical de Administradores de Fincas, allá por el año 1968. Desde entonces, hay un sinnúmero de instituciones que se dedican a formar administradores.
Las principales funciones
En cuanto al primer punto, es necesario que tenga conocimientos de administración y contabilidad. Lo adecuado es que el administrador presente un Plan de Gastos para que sea consensuado por la comunidad. Una vez aprobado dicho plan, el administrador debe llevarlo adelante, cuidando de no desviarse del objetivo, ya que lo que está en juego es el patrimonio de todos. Y también debe hacerse cargo de la administración de los gastos derramas.
La ejecución de los acuerdos de obra está en manos del administrador. El seguimiento de las mejoras y rehabilitaciones precisan de una persona idónea, o al menos con conocimientos mínimos sobre construcción, materiales y mano de obra. Y, por supuesto, la atención a los proveedores, y a las personas o empresas dedicadas al mantenimiento de parques, jardines, redes y servicios.
Un punto central en la administración de fincas es el lograr una buena convivencia entre los propietarios, el respeto por los espacios comunes y convocar –cuando lo crea necesario- a uno o varios propietarios a fin de resolver los problemas de convivencia que puedan surgir.
Todas estas funciones, convierten al administrador con una figura con la capacidad de velar por el buen desempeño de la finca, a la vez que requiere un manejo de las relaciones personales que mantenga la cooperación y cordialidad entre los propietarios.
Otras tareas
Ya hemos dado cuenta de las distintas funciones que hacen al cargo de administrador de fincas. Sin embargo, a todas ellas se agregan otras que no son del todo conocidas, pero no por ello menores.
Por ejemplo, la mediación de posibles conflictos, algo que no ocurre de manera frecuente pero que puede afectar toda la vida de la comunidad. Para ello, muchos administradores se capacitan en la detección y resolución de conflictos con profesionales especializados en el tema.
Otra de las importantes tareas que puede –y le corresponde- asumir a un administrador de fincas es tomar el rol de Secretario de la Junta. Se trata de un mandato de la Ley de Propiedad Horizontal, a través del cual el administrador debe custodiar la documentación y ponerla a disposición de los propietarios.
En ese sentido, le corresponde certificar la realización de la Junta de Vecinos. También debe emitir la documentación necesaria para legitimación de los pagos que realizan los propietarios. Por último, el administrador es el depositario de los libros de Acta, manteniendo en resguardo la documentación de la Junta por un periodo de cinco años.
Como se ve, el administrador de fincas es una persona que se debe capacitar en varios aspectos. Desde las actuaciones y mantenimiento de servicios, hasta las actuaciones normativas y la resolución de conflictos personales. Hay varias consultoras y plataformas que tienen programas de capacitación. Lo recomendable es siempre acudir al Colegio Nacional Sindical de Administradores de Fincas para tener un asesoramiento integral.
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