Aumentar la productividad en una oficina no es nada fácil y conlleva un reto para cualquier empresa. En un contexto casi de pospandemia gracias a los avances en la vacunación en España hace que muchas empresas ya empiezan a programar una vuelta a las oficinas. Pero no de la manera que estamos acostumbrados. La mayoría de las compañías realizan modalidades híbridas o flexibles. Esto quiere decir, que un empleado podrá elegir si ir a la oficina o continuar haciéndolo desde una modalidad de home office.
Entonces, ¿cómo pueden hacer los líderes para controlar la productividad de todos los empleados en la oficina? Lo ideal para cada compañía es realizar estas actividades sin tomar grandes costos económicos. Uno podría pensar que la productividad se gana con los elementos materiales que puede haber en el espacio de trabajo, ya sea un buen computador o portátil, un dispenser de bebidas gaseosas o grandes salas de recreación. Si bien esto puede ayudar mucho la idea es que sin hacer grandes gastos se puedan implementar distintas políticas que ayuden a la productividad interna en la oficina.
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¿Cómo definimos a la productividad?
El concepto de productividad en la oficina es sencillo: es tratar de realizar el máximo de tareas con los mínimos recursos posibles. Parece fácil pero no es sencillo de llevar a cabo, mucho menos en un contexto de pandemia. Y mucho menos en una situación donde el “control” que puede llegar a haber para con los empleados quizá no es el ideal por las nuevas modalidades laborales.
Puede haber muchos factores internos o externos que dificultan el aumento de la producción. Las distracciones laborales son uno de los primeros elementos que disminuyen la productividad en la oficina. A su vez, es muy difícil intervenir sobre los factores externos, porque generalmente no se relacionan con la propia oficina, pero hay ciertos métodos que logran ayudar a que la producción interna fluya de la mejor manera, sin factores de distracción a la vista.
Muchos de los trabajos que se realizan dentro del ámbito laboral pueden llegar a ser repetitivos y aburridos. Además, la realización incorrecta de las tareas es otro factor que disminuye la productividad. A continuación explicaremos algunos ejemplos de cómo aumentar la productividad en la oficina.
Dividir el espacio por zonas
La distribución dentro del espacio laboral es una modalidad que está muy de moda en muchas oficinas y que cuenta con resultados alentadores. Dependiendo del trabajo que se realice en cada compañía, distribuir el espacio en zonas es ideal para que los equipos tengan su propio lugar, donde se aboquen al ciento por ciento a esa tarea. Aumenta la productividad en la oficina porque no se mezclan las funciones.
Incentivos por objetivos
Esta política de productividad tiene mucha relación con la anterior. Puede fomentar la sana competitiviadad dentro de la oficina, logrando así un mayor rendimiento y flujo laboral, con un fin concreto que es el propio incentivo que pusieron los líderes de la empresa. Estos pueden llegar a ser una gratificación, un bonus o cupones que hayan conseguido de alguna compañía socia.
Buen ambiente de oficina
En concordancia con lo dicho anteriormente, si hay un buen ambiente se pueden realizar cientos de modalidades y nunca habrá un problema interno. Es fundamental poder crear este hábitat laboral para evitar los conflictos y para mantenerlos motivados. Esto indudablemente aumenta la productividad dentro de la oficina. Es por eso que realizar actividades en conjunto sirve y mucho para mantener un buen ambiente.
Reciclar aumenta la productividad en la oficina
Muchos estudios afirman que tener una oficina sustentable o ecológica aumenta considerablemente la productividad en el trabajo. Hasta poner plantas dentro de la oficina hace que suba el rendimiento. Pero puntualmente el reciclado hace que el empleado pueda dispersar su cabeza un momento pero con una cierta conciencia ambiental. El acto tiene un sentido más que solo hacerlo para relajar de la vorágine del trabajo. Además fomenta tener ambientes limpios, lo que también es más que importante para que el rendimiento no baje.
Ordenar el espacio
Como dijimos anteriormente, contar con un espacio ordenado y limpio ayuda en altos porcentajes a que la productividad aumente. Tener sensaciones de desorden dentro del ámbito laboral no colabora en un aumento del rendimiento y es totalmente contraproducente, tanto para quien ocupa ese espacio como para los demás.
Horarios flexibles
Esta modalidad ya adoptada por muchas empresas a lo largo y ancho del globo, hace que el empleado confíe mucho más en la compañía. Poder lograr un balance entre la vida laboral y la doméstica, es un aspecto fundamental. También lo es el poder ingresar a las oficinas en horarios un poco más tardíos y completarlos en otro momento desde la propia casa. Esto le da mucho más valor al trabajo.
Los colores ayudan a aumentar el rendimiento
Muchos estudios afirman que la psicología del color tiene un estímulo necesario para los empleados. Cada color tiene una intención distinta y fomenta ciertas emociones que pueden ayudar a controlar los espacios de trabajo. Por ejemplo, para formar un espacio de trabajo intenso, un buen color es el beige o el rojo. En cambio, en espacios relajados, el verde, azul que son colores fríos, ayudan a tranquilizar.
Líder motivador
Toda empresa, toda área de trabajo tiene un líder o un coordinador. Este tiene que cumplir cierto rol para que la labor fluya de una forma correcta y eficaz. Contar con una persona que logre llevar una comunicación fluida entre las partes, evite los conflictos internos y logre resultados positivos, es el mejor aspecto para que haya una gran productividad en la oficina.
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