Somos testigos de cambios importantes en el entorno del trabajo de oficina. Esas alteraciones en el sector comercial global no son una casualidad. Son producto de la necesidad de trasladar las plantas a lugares más pequeños. El objetivo es claro y concreto: ahorrar costes. Las compañías de mayor envergadura pueden recortarse en gastos de forma rápida; tienen espaldas para hacerlo. Pero… ¿Qué hay de las medianas o de aquellas empresas familiares que, pudiendo gozar de un relativo éxito, fueron atropelladas por la pandemia de la COVID 19? En este artículo de Oi Real Estate veremos un concepto que promete acelerar su inclusión en España y en toda Europa: el hot desk como nuevo modelo de oficina.
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El hot desk como una opción más que tentadora
¿Tienes idea del gasto que representa para una compañía dañada en sus ingresos, el mantener una planta promedio de escritorios equipados? Se considera que a comienzos de 2020 la mayor parte de las oficinas promedio de España ocupaba tan solo entre el 30% y el 45% del espacio disponible en sus plantas de oficinas.
Al día de hoy, apenas asomando la cabeza fuera del agua (en lo referido al impacto socioeconómico de la pandemia), más de la mitad de las compañías pequeñas y medianas españolas considera entre sus prioridades bajar los costes de planta edilicia urgentemente. De eso dependerá la subsistencia de muchas de ellas.
Con estos índices, no es de extrañar que día a día podamos presenciar las apariciones de nuevas tendencias en organización, distribución y aprovechamiento del espacio de trabajo. En este sentido es que el hot desk aparece como una opción más que tentadora a los ojos de los directivos. Pero… ¿Será realmente virtuoso su implemento? Intentaremos llegar al fondo del asunto.
¿Qué es el hot desking?
El hot desk (o “hot desking” o en español “escritorio caliente”) consiste en un concepto mucho más simple de lo que podrías imaginar. Se trata de un espacio que podríamos ubicar dentro del coworking, que contiene escritorios para uso compartido del trabajo. Estos espacios u oficinas compartidas pueden ser alquilados por horas, días o meses; y disponen de todos los implementos necesarios para el uso del oficinista administrativo promedio.
Una compañía que ofrezca el hot desking debe garantizar:
- Máxima velocidad de internet de uso simultáneo.
- Teléfonos de línea para uso eventual de los clientes.
- Ultima tecnología en equipamiento tecnológico. Esto es: monitores de alta resolución; ordenadores de escritorio (en cualquier caso, opcionales); auriculares con micrófonos manos libres; etc.
- Disponibilidad de espacio para videoconferencias o videollamadas individuales y grupales.
- Utiles de oficina convencional (como pizarras, elementos de librería, etc.).
El hot desk como nuevo modelo de oficina
Tal vez te estés preguntando ¿De dónde viene el término hot desk? Pues se estima que dicha modalidad vivió sus primeros años en empresas de la talla de Microsoft y Siemens, allá por finales de los años ´80 y comienzo de la década del ´90.
Los diseñadores especializados en distribución de espacios de oficina, adoptaron esta modalidad de escritorio compartido del denominado “hot ranking” empleado por la marina estadounidense. Dicho concepto, es el que se utiliza para definir las literas (seis, ocho y hasta doce) de uso común por los marines a la hora del descanso en alta mar; o en las profundidades, mientras viajan en los estrechos camarotes de los submarinos. Optimización de espacios y minimización de costes, como ves, van de la mano en el hot desk.
No obstante, sería hasta entrada la revolución del coworking, en la última década, que esta modalidad alcanzaría su fama; hoy por hoy (y pandemia mediante) de orden mundial, como una alternativa válida para las empresas medianas o familiares.
¿Cómo debe manejarse un empleado de hot desk?
El hot desk como nuevo modelo de oficina supone un híbrido entre la oficina estándar y los espacios de trabajo compartido. No se trata de un sitio abierto con mobiliarios dispares o de características minimalistas; tampoco encontrarás sofás donde recostarse a esperar que broten nuevas ideas para un proyecto en desarrollo.
Como contrapunto, se presupone que un empleado de hot desk no dispondrá de un escritorio o lugar fijo. Al arribar a la planta, este deberá solicitar y ocupar un lugar entre los muchos que ofrecen las estaciones. Teniendo en cuenta la agenda y la reserva que mantiene su compañía con la de hot desk, siempre tendrá uno disponible.
Por otra parte, se ve limitado a no llevar sus objetos personales a la oficina (como pueden ser portarretratos de escritorio), ya que los espacios en escritorios deben permanecer libres e impersonales para cualquiera los ocupe. Si un empleado estuviera trabajando en un proyecto determinado durante días, irá con su ordenador personal, pudiendo solicitar un ordenador de escritorio como respaldo.
Beneficios del hot desking
Como dijimos, la principal ventaja del hot desk como nuevo modelo de oficina vale por dos: ahorro en espacio y ahorro en costes. Sin embargo, posee otras cualidades. Por ejemplo, cuida el orden en el ambiente de trabajo; mejora las relaciones intrapersonales y departamentales de las compañías que lo adoptan; y supone un aprovechamiento de más del doble del espacio, si la empresa decidiera emplearlo en planta propia.
Desventajas del hot desking
Sin embargo, también cuenta con algunos detractores que aducen, entre otras desventajas, la despersonalización del empleado y la limitación a aprovecharlo siempre y cuando el oficinista tenga un manejo considerable de las nuevas tecnologías.
El hecho de que las plantillas no puedan conservar sus objetos personales en el lugar de trabajo, o escuchar la música que prefieran, acaso atente contra las sensaciones de funcionalidad y pertenencia para con la empresa que los contrata. En este punto, en la comparativa con las oficinas de espacio colaborativo, donde el ambiente es menos rígido y más distendido, el hot desk podría llevar las de perder.
¿Tienes tu propia experiencia en hot desk? ¿Sería de tu agrado trabajar las ocho horas de tu jornada compartiendo escritorio con otros cinco empleados? Nos encantaría conocer tu opinión.
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