Un sistema de administración de hoteles (PMS, por sus siglas en inglés: Property Management System) permite a estos establecimientos integrar todas las transacciones que hacen al buen funcionamiento de la empresa, en especial aquellas tareas que impactan en la relación con los huéspedes. Conoce más sobre el PMS hotelero en el siguiente artículo.
En este artículo encontrarás:
Las ventajas de contar con un PMS hotelero
Los sistemas de administración de hoteles (PMS) surgieron como plataformas informáticas que facilitaban a estos establecimientos la gestión de tareas de recepción, reservas, check-in, check-out, asignación de habitaciones, tarifas y facturación. Todos estos procesos requerían anteriormente mucho tiempo y documentación, con el correspondiente personal destinado a gestionar estos procesos.
En ese camino, la aplicación de un PMS hotelero implicaba tener a disposición cierto espacio en el establecimiento. Esto era así porque las soluciones en las instalaciones incluían hardware y recursos para gestionar los sistemas, las actualizaciones, las mejoras y los parches, y era necesario que el personal del sitio los programara y los instalara.
Las sucesivas modificaciones e innovaciones en estas tecnologías hicieron que en la actualidad pueda gestionarse gran parte de las tareas con información respaldada en una nube. De esta manera, se pueden reducir los costos de TI y simplificar su infraestructura. Los sistemas son administrados por el proveedor y son fáciles de usar incluso desde dispositivos móviles. Además, las actualizaciones, las mejoras y los parches se realizan automáticamente, lo que ahorra tiempo y dinero a los hoteles.
En definitiva, hoy los sistemas PMS han evolucionado hasta hacerse indispensables para administrar tareas en todas las áreas y departamentos de los hoteles. El área gastronómica, el departamento de limpieza y de mantenimiento, la administración de eventos, los servicios de comunicación omnicanal… todo esto se puede potenciar con un PMS. A continuación te contamos en detalle cómo mejoran estos sistemas las funciones de cada departamento del hotel.
Funciones del PMS en cada área
Dentro de las múltiples funciones que potencia el uso de un PMS en el hotel, podemos mencionar las siguientes:
Registro de entradas y salidas: un PMS habilitado para dispositivos móviles y basado en la nube facilita el check-in y el check-out tanto para los clientes como para el personal, que puede operar los ingresos y egresos, asignar habitaciones, habilitar servicios de huéspedes y realizar el registro de salida con la sola conexión a internet.
Servicio de limpieza y mantenimiento: al tener un registro de salida inmediato de los huéspedes, se agilizan las tareas de limpieza de las habitaciones. Además, se mejora el servicio de atención y facilita el diagnóstico y gestión de posibles problemas de mantenimiento de las instalaciones.
Sistemas integrados de administración del hotel: un PMS permite vincular las operaciones y procesos financieros aprovechando las integraciones que contiene el módulo de cuentas por cobrar, cuentas a pagar, sistemas de pago, aplicaciones del sector hotelero y dispositivos de infraestructura hotelera.
Distribución de plazas: con el control inmediato de la reserva, se puede aumentar el nivel de ocupación y la tarifa promedio diaria (ADR). Esto permite a su vez incrementar las ventas a través de canales de reservas directas en el sitio web del hotel.
Gestión de los datos de los huéspedes: todo buen hotel debe contar con sistemas de seguridad y protección de los datos de sus huéspedes, basados en normas locales e internacionales. Los PMS permiten centralizar esta información, así como mejorar la calidad y la precisión de los perfiles de cada cliente. En consecuencia, se pueden armar paquetes y servicios específicos clasificados según los intereses de cada grupo. Con todos estos datos, los empleados pueden conocer el comportamiento y las preferencias de los huéspedes, mejorando su experiencia durante su estadía.
Los beneficios del PMS hotelero basado en la nube
Un PMS hotelero basado en la nube forma parte de las últimas tendencias en administración de hoteles. Con cada actualización, crecen las posibilidades para ofrecer una mejor experiencia de cliente, potenciar la eficiencia operacional y aumentar la productividad de los empleados. El hecho de tener menos costos en tecnología implica destinar menos capital en software y hardware, así como en profesionales especializados en gestionarlo y espacio físico para almacenar datos.
Pero sin dudas los mayores beneficios están en la velocidad que le imprimen a ciertos procesos, indispensables en el trato con los clientes. Las reservas y ocupaciones se hacen más efectivas gracias a los PMS, dando por resultado un aumento en los índices de RevPAR y ADR. Además, las tarifas pueden ser actualizadas de inmediato, ofreciendo descuentos cuando sea necesario captar más huéspedes o difundir nuevos servicios.
Por último, además de la reducción de costos y espacios, y la mejora en procesos operativos, la facilidad con la que pueden usarse estos sistemas fortalece el intercambio de información entre los miembros del personal y los distintos departamentos del hotel. Mediante el uso de dispositivos móviles, tales como tabletas y teléfonos móviles, los trabajadores pueden cumplir sus funciones sin anclar sus tareas a un lugar específico, siempre que esto no sea necesario. De esta manera, las nuevas tecnologías ayudan al hotel a cumplir con uno de sus principios más tradicionales: priorizar al huésped en todos sus servicios.
¿Qué te parecen estas tecnologías? ¿Conocías el sistema PMS? Cuéntanos tu opinión en los comentarios. Y no olvides que si estás buscando invertir en hoteles puedes contar con el equipo de Oi Real Estate para acompañarte en todo el proceso. ¡Y ya puedes comenzar tu búsqueda haciendo click en el botón de abajo!
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