La tecnología evoluciona en todos los campos de nuestra vida. Uno de ellos tiene que ver con la implementación de la firma electrónica ante el notario. Estas se encuentra normalizadas mediante la Ley 11/2023 del 8 de mayo del año pasado.
Con esta forma, se pueden realizar firmas en las escrituras públicas notariales de forma electrónica. Esto quiere decir que no será necesario dirigirse a las oficinas para poder efectuarlos.
En este post te contaremos de qué se trata y cómo se gestiona la firma electrónica ante el notario. ¿Nos acompañas?
En este artículo encontrarás:
La firma electrónica ante el notario como nueva herramienta facilitadora
Para poder realizar la firma electrónica ante el notario, serán varios los aspectos que tendrás que tener en cuenta. Lo primero que debes saber es que si necesitas de este trámite, tendrás que solicitarlo por medio del Portal notarial del Ciudadano. Esto será para todas las citas con notario que se realizarán a travéz de vídeo conferencias.
La cita podrá pautarse de diferentes formas:
- La primera será desde la propia notaria. Tendrás que comunicarte, por teléfono, correo electrónico, whatsapp o dirigirte a las oficinas para ello. Deberás aclarar que necesitas que la firma se realice de manera digital.
En este caso, te solicitaran los datos de identificación, como ser DNI, teléfono, correo electrónico, entre todos. Además deberás aclarar que documento es el que necesitas que cuente con la firma electrónica ante el notario.
Cabe destacar que necesitarás estar dado de alta en el Portal Notarial del Ciudadano, y que de esta forma, podrán en la plataforma participar hasta 5 personas en la videoconferencia. Se espera que se pueda ampliar esta cantidad en las próximas mejoras que se le realicen al sistema.
Cuando los datos hayan sido confirmados por el notario, en el portal se abrirá una cita para realizar la firma electrónica ante el notario. La información de ella, será comunicada a los interesados por tres vías. Estas son: correo electrónico, mensaje de texto a los celulares informados y el buzón del portal del ciudadano.
- La segunda opción es que inicies la cita por medio del Portal Notarial del Ciudadano. Primero deberás ingresar la fecha y el horario conveniente y agregar luego la documentación necesaria. Dentro de la bandeja de entrada, le aparecerá una solicitud.
El Notario se encargará de gestionar la firma, luego de que realice la validación de toda la documentación aportada, para, por último aprobar la cita. Cabe aclarar que, si encuentran algún defecto en la información o existe algo fuera de la ley, la tramitación será cancelada.
Por esta razón, muchas veces, es recomendable que puedas acudir a un notario primero. Así podrás consultar si todo es correcto y no perderás tiempo en el proceso.
El segundo paso, luego de haber obtenido la cita, será el otorgamiento de la escritura notarial por videoconferencia.
Para poder llevar adelante este punto, todos los involucrados deberán haber subido su documento de identidad al Portal Notarial del Ciudadano. Así los profesionales podrán verificarlos.
En el momento en que inicia la videoconferencia, el notario actuante durante el proceso, se identificará y comprobará que el firmante coincide con el DNI que se ha adjuntado. Este proceso se lleva adelante también en la firma presencial.
Una vez zanjado esta parte, deberá leerse la escritura matriz que ha sido enviada por medio de la plataforma. Luego, el notario abrirá el documento para compartirlo en pantalla para que pueda ser observado y verificado por los presentes.
El próximo paso, será iniciar la firma electrónica del documento ante el notario y se habilitará la posibilidad de que cada uno de los interesados ingrese su firma.
Cuando estos tres pasos hayan concluido se dará inicio a la tercera y ultima etapa. Es la firma electrónica ante el notario de la escritura en cuestión. Para ello, él habilitará la firma de los presentes y cada uno de ellos verá un botón verde de firma habilitada. Esto podrá firmarse electrónicamente. Cuando presione ese botón, aparecerá una estaña en la que se deberá seleccionar el certificado que se va a firmar. Este puede ser:
- Firma electrónica emitida por el Portal Notarial del Ciudadano: para ello, será necesario ingresar luego los códigos de acceso (usuario y firma). Una vez que se haya efectuado, un código llegará al teléfono celular que deberá introducir luego en la aplicación. Este es solo un mecanismo de seguridad. Cuando el proceso quede completado, el certificado contará con una duración temporal y no podrá utilizarse para actuaciones digitales distintas a la firma digital de un documento notarial.
- Firma emitida por una tercera entidad como la de la FNMT: este certificado de terceros podrá realizarse si es que instalas la aplicación de autofirma. Así podrá cargar la firma por medio de un certificado electrónico e introducir las claves.
Una vez que todos los participantes hayan realizado la firma, aparecerá en la pantalla que la firma ha sido completada. Luego el notario podrá autorizar la escritura con la incorporación de su firma digital notarial.
Qué ventajas tiene esta nueva modalidad
Debes saber que, al poder elegir realizar la firma electrónica ante un notario, los documentos ya se encontrarán digitalizados para su utilización. Por otro lado, este sistema, significa la modernización de todo el servicio público notarial. Es que así, será posible una mayor cercanía y rapidez a la hora de realizar trámites notariales.
Es importante que aclaremos, que esto solo es una opción para los ciudadanos. Esto significa que no es obligatorio que se utilice esta modalidad.
Los mayores beneficiados, probablemente, con esta nueva modalidad son las empresas y sociedades de nuestro país. Esto se debe a que casi todas las escrituras notariales de carácter mercantil y las pólizas podrán firmarse de esta manera.
Así, si las sociedades quisieran optar por este mecanismo, dejarían de perder tiempo teniendo que trasladarse a las notarias. Pese a ello, la realidad es que podría ser una forma de acortar los tiempos para todos los ciudadanos, teniendo que dirigirse a las oficinas para realizar este tipo de gestiones.
Si te has quedado con alguna duda, te invitamos a que nos dejes tu comentario al finalizar el artículo. Desde Oi Real Estate te responderemos a la brevedad. Dejamos a continuación otro artículo que puede ser de tu interés:
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