La gestión y optimización del presupuesto de un hotel representa un eje central de la administración general de este tipo de establecimientos. Pero así como puede resultar complejo y amplio en cuanto a los abordajes posibles, también existen estrategias para facilitar las decisiones más pertinentes y asegurar una mejor rentabilidad. En la nota de hoy te contaremos cuáles son los factores a tener en cuenta para organizar y potenciar el presupuesto de un hotel.
En este artículo encontrarás:
La importancia de organizar el presupuesto de un hotel
Cualquier persona que haya alguna vez iniciado un emprendimiento o una firma sabe que tener las cuentas claras siempre es positivo para un negocio. Igualmente cierto es que mientras más grande es el negocio, más compleja es la tarea de cumplir este requisito.
Afortunadamente, existen hoy muchas herramientas y consejos que se pueden aplicar para controlar el aspecto económico y financiero de un alojamiento. Como es de esperarse, siempre hay que tener en cuenta las condiciones específicas de cada empresa ya que ninguna herramienta es infalible, ni hay sugerencias que puedan seguirse como un protocolo riguroso. No obstante, hay estrategias que resultan orientadoras y que responden a criterios comunes de probada efectividad.
En términos generales, una adecuada organización del presupuesto de un hotel sirve para:
- Estimar los ingresos y gastos durante un período de tiempo definido;
- Pronosticar la demanda e implementar estrategias de precios y distribución en consecuencia;
- Identificar áreas donde se pueden implementar medidas de reducción de costos o servicios que no brindan valor;
- Tomar decisiones más informadas sobre dónde y cuánto pueden gastar.
Con estos objetivos el presupuesto de un hotel se arma en base a cuestiones como:
- Diagnósticos sobre el comportamiento de las reservas, a fin de conocer cuáles son los períodos de mayor demanda de habitaciones;
- Análisis sobre el uso de los servicios del alojamiento;
- Relevamiento de los insumos que requiere cada área o departamento del hotel (OS&E);
- Costes de mantenimiento de maquinarias y equipos;
- Salarios del personal.
Veamos, ahora sí, cómo hacer funcionar estos elementos para lograr una estrategia articulada y eficaz de presupuesto de un hotel.
Diagnósticos útiles para la gestión financiera de un hotel
Costes, gastos y demandas históricas. Los datos históricos con los que cuenta el propio hotel son la principal fuente para poder pronosticar su comportamiento futuro y por ende, calcular el financiamiento necesario. En este ejercicio, conviene tener identificados los gastos y cambios previsibles en la demanda, sea por una cuestión de temporada como por el incremento esperado en los valores de los insumos.
Rendimientos del año hasta la fecha. Los rendimientos generados por el alojamiento a lo largo de doce meses deben ser comparados con los de años anteriores. Esto servirá para medir las tasas de deserción, los ingresos totales y la tarifa diaria promedio (ADR).
Seguimiento de productividad. Tener organizado el personal según los horarios de mayor demanda y la capacidad requerida en cada departamento es esencial para no desperdiciar recursos. Para poder tener este control sobre el rendimiento del personal es necesario preguntarse por cuestiones inherentes a la correlatividad del salario y la tarea efectuada. Así, es tan importante poder cubrir las horas de mayor demanda como saber si el nivel de productividad refleja la opinión de los empleados en cuanto al sueldo, el trato o las expectativas laborales.
Condiciones externas que pueden afectar la operatividad. Hay factores externos que pueden afectar la operatividad del hotel. Entre las más comunes se encuentran las condiciones climatológicas, el desarrollo de eventos culturales cerca del establecimiento, y las reseñas de los huéspedes. Todos estos aspectos pueden mejorar o empeorar el nivel de reservas del hotel sin que las causas sean estrictamente responsabilidad de su administración, pero igualmente en todos los casos se pueden establecer estrategias para aprovechar las situaciones positivas y tratar de contener o revertir las negativas. Por ello lo ideal es llevar un seguimiento de estos factores para poder actuar de antemano en favor del alojamiento, y que ello no genere gastos o pérdidas evitables en el presupuesto del hotel.
Otros costes y gastos relevantes
Incentivos al personal. Algunas veces las administraciones de los hoteles plantean programas de incentivos para mejorar la productividad de sus empleados. En el relevamiento financiero del presupuesto de un hotel no deben dejarse de lado estos gastos, que pueden significar sumas notables en el cálculo de dinero disponible para cada departamento. Otras áreas que suelen requerir atención por “gastos extra” son las de mercadeo y comunicación y la de mantenimiento. En este sentido, es recomendable establecer un presupuesto que incluya los gastos máximos, a fin de que no se halle en necesidad de salvar un saldo negativo en el caso de que se necesiten pagar todos juntos.
Planta de empleados. Sucede mucho en la industria del turismo, pero en particular en la hostelería, que la planta de empleados resulte inestable o dependa de la temporada en curso. Estimar la deserción de mano de obra fija puede ayudar a definir con mayor certeza el presupuesto de un hotel en pos de mantener su correcto funcionamiento. Dentro de lo más previsible, los factores que hay que observar para hacer tales estimaciones son las jubilaciones y los planes de la empresa que puedan modificar la planta laboral, tales como la ampliación del alojamiento o la fusión de departamentos.
Todos estos consejos pueden ayudarte a organizar y gestionar mejor el presupuesto de tu hotel, pero no hay que olvidar que quien más conoce el funcionamiento de la empresa, es quien trabaja en ella. Así que ante todo, no olvides generar un Calendario de Demanda donde se explique en base a los datos históricos y el funcionamiento actual, cuáles son las tendencias generales en cuanto a las tasas de ocupación anticipadas o información importante en relación a servicios corporativos y otras ofertas a lo largo del año. Este documento puede ser esencial en el cálculo y la contabilidad anual del alojamiento.
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