Las nuevas tendencias para el armado de oficinas de trabajo como las flex office u oficinas flexibles comienzan a tener un fuerte impacto en las grandes empresas. Son estas quienes deben adaptarse a los jóvenes empleados que de a poco comienzan a poblar las oficinas, y no al revés.
La palabra “oficina” puede impactar de forma negativa en ellos, ya que en el imaginario colectivo está una sala repleta de cubículos, escritorios individuales y de color gris. Estas nuevas tendencias de crear espacios colectivos, de a poco se va instalando en gran parte de las empresas.
Estas buscan adaptarse y adecuarse a las nuevas realidades y demandas de sus empleados, para así formar un ambiente cálido de trabajo, que sea atractivo y cómodo para quienes lo habiten. Los procesos de transformación no son fáciles, pero tienen una gran aceptación por parte de los empleados, que se verán más que atraídos por los nuevos espacios y formas de trabajo en conjunto que ofrecen las modernas tendencias.
La modalidad “home office” llegó para quedarse, pero qué mejor que innovar para llevar la comodidad de la casa a la propia oficina. Tendencias como oficinas flexibles u “oficinas abiertas” adaptan las infraestructuras de los pisos con el objetivo de impulsar el trabajo en equipo, favoreciendo así la agilidad y colaboración.
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El ejemplo de Mercadona
Mercadona trabajó gran parte del 2020 en adecuar las instalaciones del Centro de Coinnovación del Jarro en Valencia con este mismo objetivo, promover el contacto entre los trabajadores, sin funcionar de formar independiente y aislada. En concreto, la empresa invirtió cerca de un millón de euros para reformar el Centro. Su nuevo diseño se ajusta a la actividad de cada momento y lo convierte en un espacio versátil, que optimiza sus recursos”, explicaron desde el grupo.
Sostienen que con estas nuevas modalidades, los empleados comparten los recursos materiales y disponen de una tecnología de avanzada para trabajar en equipo apostando a la sostenibilidad, minimizando el consumo de recursos. Las instalaciones en Valencia pasaron de tener tres tipologías de espacio a más de 40.
Los principales beneficios pasan por las oportunidades de optimización de proyectos que surgen, así como el nacimiento de un sentimiento de pertenencia o comunidad entre los trabajadores que se encuentran diariamente en el mismo espacio, compartiendo logros, frustraciones o problemas. Los trabajadores cuentan con varios tipos de espacios diferenciados en función de la clase de actividad que se esté realizando. Existen desde zonas más abiertas que potencian la interacción entre la plantilla, a salas cerradas, que permiten una mayor privacidad y concentración.
¿Qué es una oficina flexible?
Estos nuevos centros de trabajo pueden describirse como una nueva práctica de diseño de espacios profesionales y de la forma de trabajar. Los puestos individuales ya no existen, por lo que cada profesional o empleado ocupa el espacio de trabajo que más le convenga en el momento, en función de la tarea que deba realizar. En estas oficinas flexibles puedes encontrar desde salas de reuniones hasta zonas de descanso.
Este nuevo concepto de espacio de trabajo se encuentra normalmente dentro de grandes edificios en los que se ofrecen los servicios para las empresas. En un mismo edificio concentran todos los servicios que pueda tener una empresa, sin la necesidad de restricciones para acudir a uno u otro.
Por eso, esta nueva modalidad va más allá del aspecto físico que pueda tener. Las flex office incluyen la consideración de otras prácticas laborales, fomentando así el teletrabajo o la labor desde las instalaciones del cliente. Quienes se adentren en esta novedosa modalidad, deben saber adaptarse a estas formas “poco convencionales” de trabajo.
Características de estas oficinas
Recepción: los espacios suelen contar con un puesto de recepción que reciben a los invitados, dando una buena imagen.
Puestos de coworking: en estas oficinas también hay espacios para coworkers que apuestan por trabajar codo con codo con otros profesionales.
Oficinas: cuentan con espacio para equipos numerosos. Las empresas pueden reservar su espacio de oficina al que podrán añadir o quitar puestos según vayan cambiando sus necesidades.
Despachos: los equipos pequeños que buscan privacidad encuentran su modelo ideal en los despachos.
Salas de reuniones o eventos: las salas cuentan con todo lo necesario para celebrar reuniones, pequeños eventos o formaciones. Material audiovisual, sillas, pizarras, entre otros materiales. Es importante contar con estos espacios que permitan el aislamiento, por ejemplo, en caso de tener que atender llamadas telefónicas.
Zonas de descanso: es importante tenerlos tanto en interior como en exterior, contar con rincones para hacer un descanso es de gran importancia para el bienestar y la productividad de los empleados.
Espacios de almacenamiento: para que las personas puedan guardar sus objetos personales al final de la jornada. Es una gran iniciativa que fomenta el querer volver a las oficinas.
Ventajas de las flex office
Flexibilidad de precio
Es posible reducir costes en cualquier momento cambiando de sitio pero manteniendo la misma ubicación. Las cifras indican que la tasa de ocupación de una oficina dedicada es del 60%. El ahorro con estas oficinas flexibles es sustancial para cualquier empresa. A su vez, desde el momento en el que se firma, se tiene acceso al lugar de trabajo y este se encuentra dispuesto para acoger la actividad.
Colaboración y networking
Trabajar cerca de otros profesionales también puede resultar en colaboraciones, sinergias e incluso nuevas oportunidades de negocio. Del mismo modo, las actividades desarrolladas dentro de la flex office también promueve el networking entre compañeros. A su vez, el profesional puede lograr un mayor equilibrio entre vida privada y laboral. Cuenta con la oportunidad de reducir su tiempo de desplazamiento y, por tanto, sus niveles de estrés.
Flexibilidad de servicios
El usuario tiene a su disposición todos los servicios que desee pudiendo solicitar soporte para aquellos que no estén a priori a su alcance (una compañía que le desarrolle su web o un administrativo para soporte puntual). Además, si la flex office forma parte de una cadena es posible reservar salas de reuniones. También podría realizarse con puestos de trabajo temporales en cualquiera de sus ubicaciones.
Para saber cómo trabajan otras grandes empresas o cuáles son las nuevas tendencias en cuanto a oficinas, puedes leer esta nota.
