El puesto de coordinador inmobiliario ha ido perfeccionándose con el tiempo hasta complementar el del agente o asesor. Su desempeño en agencia es hoy por hoy de vital importancia. Si bien en sus comienzos (al inicio mismo del sector comercial inmobiliario) era un empleo ofrecido exclusivamente a mujeres como un secretariado, logró convertirse en un puesto ambiguo, trascendiendo los géneros y las tareas que desarrolla. En este artículo de Oi Real Estate veremos el rol del coordinador en la oficina inmobiliaria actual. ¿De qué se encarga en nuestros días un coordinador inmobiliario, como parte de las plantillas más prestigiosas del sector?
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El coordinador inmobiliario como cara de la agencia
A menudo, un cliente o interesado estará realizando sus consultas preliminares a una negociación con un coordinador inmobiliario, sin saberlo. Acaso supondrá estar frente a un secretario de la agencia. Un coordinador es un empleado clave en el sector inmobiliario actual y sus múltiples tareas, van desde la recepción de llamadas y consultas telefónicas, hasta la apertura de una diligencia de compraventa.
Conoce a la perfección el paño del sector. Mantendrá al interesado en la entrevista solo hasta asegurarse que la totalidad de sus dudas han sido respondidas. Si este resolviera vender o alquilar su propiedad a través de la agencia, pues el coordinador inmobiliario se encargará de ello sin el menor inconveniente.
El coordinador en la oficina inmobiliaria
El secretariado en las agencias inmobiliarias fue, durante todo el siglo XX, un puesto de trabajo ocupado (casi de forma exclusiva) por mujeres. Hoy, el concepto de secretariado ha cambiado, trascendiendo los géneros y ampliando los horizontes que lo limitaban a tomar mensajes telefónicos en ausencia del dueño o los agentes.
En la evolución de las oficinas inmobiliarias convencionales, desde las frías estancias hasta las modernas plantas que podemos encontrar hoy en cualquier ciudad, las secretarias fueron abandonando esos roles menores y adoptando nuevos recursos. Esto las propulsó en cierto modo a una atención al cliente más personalizada y al espectro de las ventas.
De atender el teléfono a la coordinación de una diligencia inmobiliaria
Con el paso del tiempo, ya sea porque les había interesado el apasionante mundo de los bienes raíces, o porque simplemente iban aprendiendo de lo cotidiano y llevándolo al terreno práctico, muchas de esas secretarias se transformaron en expertas. Y lo hicieron saber, especialmente en Estados Unidos, norte del negocio inmobiliario.
El sector directivo vio lo que estaba ocurriendo. Aquellas secretarias que lograban una capacidad de gestión superlativa, fueron escalando en la consideración de los dueños de las agencias. Finalmente, en torno a esas habilidades propicias y verdaderamente relevantes, terminaron creando de la nada un nuevo puesto en las inmobiliarias que logró fusionar secretariado con agente inmobiliario, e incluso asesoría.
Entrado ya el siglo XXI, a muchos podrá parecerle un empleo ya extinguido o de muy poca frecuencia. Pero no es así. El coordinador en la oficina inmobiliaria sigue trabajando, solo que tal vez no te des cuenta en un paneo general de la actividad diaria en una agencia.
¿Qué rol cumple el coordinador en la oficina inmobiliaria?
Es cierto que no todas las agencias inmobiliarias disponen de una oficina de coordinación. Acaso esto se debe a que el rol del coordinador es algo complejo. Se considera uno de esos puestos “multi-área”, y quien lo cubre debe ser capaz de cumplir o abarcar una cantidad considerable de funciones. Su papel en la oficina es de carácter general y sus tareas pueden ir desde la atención telefónica, hasta la gestión integral de una negociación de compraventa o alquiler de inmuebles.
En su mix con el secretariado, el coordinador inmobiliario no le escapará a ninguna tarea. Suele manejarse de manera eficiente en casi todos los aspectos del negocio, pudiendo cubrir las acciones que eventualmente le sean requeridas desde otros puestos.
Por ejemplo, acaso el equipo de agentes inmobiliarios no esté atento al ring del teléfono central de la oficina: el coordinador o coordinadora sí. En la mayoría de los casos, un secretariado no dará detalles al cliente sobre los últimos movimientos del mercado zonal y sí el coordinador. De este modo, vemos que el desempeño de un coordinador en la oficina inmobiliaria se mueve en un ámbito vasto y por demás completo.
Sus funciones al detalle
Como dijimos, el coordinador en la oficina inmobiliaria es capaz de cumplir múltiples funciones. Entre ellas, veamos cuáles están entre las más comunes:
- Gestión de atención al cliente. En muchos casos los coordinadores inmobiliarios crean los propios mecanismos de las agencias en materia de atención al público; y acompañamiento de los prospectos durante las negociaciones. Esta atención al cliente va desde la recepción telefónica hasta concertar la reunión para la firma de las escrituras.
- Gestión promocional de la agencia. Muchos integrantes de oficinas coordinadoras son estudiantes o profesionales del marketing, aplicado al sector inmobiliario. Así, pueden gestionar también las campañas publicitarias de las agencias, conociendo tanto al público al que apuntan, como también el negocio.
- Gestión digital y CRM. Un CRM inmobiliario es hoy día una herramienta vital para toda agencia. Sin embargo, esta herramienta puede ser mucho más funcional en manos de un coordinador, que gestione su manejo y organice su personalización.
- Elaboración y redacción de contratos o formularios; identificar clientes y organizar prospectos para su mejor guía a través de los procesos de las negociaciones, también es una característica del coordinador inmobiliario.
- Generador de contenidos. Asimismo, suele funcionar de manera eficiente en lo relacionado a la selección de contenidos, acordes a la elaboración de newsletters, publicaciones digitales y blogs inmobiliarios.
¿Qué características debes tener para formar una oficina coordinadora?
Por último, veamos una serie de características con las que deberá contar todo aquel que quiere integrar una oficina coordinadora.
- Capacidad resolutiva. Al manejar una parte importante de la gestión de equipos (horarios de los agentes, datos de clientes, etc.), es vital que cuente con capacidad de resolución y buen manejo de grupos.
- Empatía. Siendo la cara de la agencia, a menudo será el primer empleado de la inmobiliaria con quien se encuentre el cliente, si este está decidido a realizar sus primeras consultas.
- Proactivo. El adelantarse a los hechos o a los problemas que puedan generarse a lo largo de una negociación, es un punto clave. Conocer el complejo terreno inmobiliario a lo largo del tiempo, hará de un coordinador un verdadero escudo ante los inconvenientes; para poder mediar de la manera más efectiva y dinámica en la relación entre la agencia, el cliente y los eventuales interesados.
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