El certificado de retenciones es un documento relevante no sólo para comprobar si debes pagar o recibir dinero de parte de Hacienda. También nos otorga certeza respecto de nuestra situación financiera, así como de nuestras cuentas con la Agencia Tributaria. Formalmente sirve para cerrar el ejercicio anual de impuestos, por lo que es indispensable conocer cómo tramitarlo. En la siguiente nota, te brindamos más detalles sobre este importante documento y la forma de gestionarlo.
En este artículo encontrarás:
¿De dónde surge el certificado de retenciones?
El certificado de retenciones surge de la necesidad de constatar lo que se ha pagado en materia de retenciones por los ingresos percibidos. En ese sentido, se convierte en un dato clave al momento de hacer la declaración de la renta, pero también para mantener al día tus impuestos.
En concreto, el certificado de retenciones es la síntesis de lo que se ha pagado a la Agencia Tributaria -y por extensión, a Hacienda-, a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Como resultado de dicha síntesis es posible saber si se ha pagado de menos o de más. En ambos casos esto se resuelve pagando el deudor -sea el Estado o el trabajador-, la diferencia a la otra parte.
A causa de esto, la siguiente pregunta lógica sería: ¿cuándo se realizan esas percepciones? Básicamente en cada operación en la que se recibe dinero, ya sea por la nómina laboral o, si eres autónomo, por las facturas que emites a tus clientes.
En el primer caso es la empresa la que hace de intermediario para hacer tus aportes a Hacienda. Lo hace separando una parte del salario e ingresándolo a modo de anticipo lo que deberías pagar luego en tu declaración de renta. Por esta causa cuando uno hace la declaración anual de la renta puede suceder que se haya tributado demás. Esto es una buena noticia para el tributario porque significa que entonces la Agencia Tributaria habilitará a que le sea devuelta la diferencia.
En el segundo caso, esto es, cuando eres un trabajador autónomo, el descuento está implicado en cada factura emitida a los clientes. Allí, es la empresa que recibe la factura la que debe canalizar el tributo correspondiente.
¿Cómo se gestionan las retenciones?
Las retenciones impositivas son mecanismos de los gobiernos nacionales o regionales que sirven para adelantar los tributos que según la ley aplican a determinados ingresos de capital. En ese sentido es que se utilizan los certificados definidos anteriormente: para constatar las retenciones realizadas.
No obstante esto puede usarse como un mecanismo de control no sólo del Estado sino también para los ciudadanos y las empresas, ya que en definitiva tales documentos certifican quiénes y en qué medida han cumplido con esa obligación. Si eres empleado, este documento sirve para ver cuáles son tus ingresos y las retenciones que ha practicado la empresa en la que trabajas. Esto es así porque en este caso las retenciones se calculan en base al salario percibido. En el caso de ser autónomo, con el certificado podrás comprobar cuánto IRPF has adelantado a Hacienda, ya que el cálculo se hace sobre un importe fijo al monto facturado.
Todas las empresas o profesionales a quienes les hayas prestado servicios como trabajador están obligados a dar el certificado de retenciones. Del mismo modo, cuando empleas a un trabajador asalariado o autónomo también debes encargarte de gestionar las retenciones y otorgar el certificado correspondiente. En este caso, se debe considerar la normativa vigente respecto de quienes están exentos de tributar en el IRPF, como en los casos de baja o licencia por maternidad.
¿Cómo se solicita el certificado de retenciones?
Hay tres vías comunes para solicitar el certificado de retenciones: pedírselo al empleador o empresa, tramitarlo directamente en el Ministerio de Hacienda y Función Pública, o bien mediante otros organismos de las administraciones públicas.
Como se dijo en el apartado anterior, las empresas están obligadas a otorgar el certificado ante el sólo pedido del empleado. Por ende, si elijes esta opción, deberías poder acceder a él sin requisitos extraordinarios.
Fuera de esto, las empresas igualmente deben rendir cuentas ante la Agencia Tributaria declarando las retenciones realizadas. Esto habilita a su vez el segundo canal para solicitar el certificado de retenciones, que es el de pedirlo al propio Ministerio de Hacienda. Este es el organismo máximo de recaudación, por lo que para solicitar el certificado deberás acceder a la dependencia encargada de gestionar los impuestos, es decir, a la Agencia Tributaria. Al ser éste un trámite relativamente sencillo, sólo deberás ingresar a la página web y seguir los pasos que te indican. Para iniciar el proceso, recuerda que necesitarás contar con el DNI electrónico o Clave PIN.
Finalmente, puedes elegir también solicitar el certificado de retenciones a las administraciones públicas que han realizado tus pagos, por diferentes causas. Por ejemplo, si has percibido dinero a través de organismos tales como Seguridad Social o el Servicio Público de Empleo (SEPE), es a ellos a donde deberás dirigirte para pedir el documento que acredite tu situación ante el IRPF. Al igual que en la Agencia, puedes realizar este pedido de manera presencial (con cita previa), o bien puede hacerse por internet, accediendo a las páginas web pertinentes con tus datos de identificación.
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